Letztens habe ich auf Instagram über das Bullet Journal ein Foto gemacht, und ich wurde dabei gebeten einmal ein paar Einträge herzuzeigen. Beginnen wir doch zuerst mit etwas für mich sehr zentralen – die Wochenübersicht.
An und für sich ist das Bullet Journal relativ trivial, dennoch muss es in der täglichen Arbeit „gepflegt“ werden. In der Hektik des Alltags oder im Projektgeschehen – so ist es uns im Unternehmen in den letzten Monaten ein wenig ergangen – wird der Überblick im eigenen Notizbuch verloren. 1-2 Wörter da, ein paar wichtige Punkte ausgelassen, und vl zwischendurch mal 2-3 Tage auch gar nicht beachtet. So viel vorweg, wir haben nichts wichtiges vergessen, doch habe ich mit einem Kollegen darüber reflektiert wie gut das Bullet Journal uns in der täglichen Arbeit unterstützt und auch teilweise notwendig (geworden) ist.
Anstatt sich etwas zu notieren und eine Struktur zu halten bzw. kontinuierlich aufzubauen, wurden viele Punkte in Slack oder per E-Mail mehrfach kommuniziert und nachgefragt. Es geht die Übersicht verloren und viel Zeit muss stets aufgewandt werden sich wieder neu zu organisieren und sich selbst zu planen.
Vom Groben ins Detail
Immer wieder betone ich bei diversen Arbeiten oder Konzeptentwicklungen, dass wir uns nicht immer ins Detail verlieren sollten. Ich liebe in diesem Zusammenhang das Paretoprinzip. 80% der Ergebnisse werden in 20% der Zeit erreicht, sowie natürlich dementsprechend auch umgekehrt dass 20% der Ergebnisse (Finalisierung und Details) in den restlichen 80% der Zeit erledigt werden. Viele SoftwareentwicklerInnen müssen dabei nur an das Thema testen und dokumentieren denken, denn genau dort fließt viel Zeit und Mühen hinein.
Daher habe ich im Laufe der Zeit von einer Monatsübersicht eher auf eine Wochenübersicht gewechselt. Eine Woche im Überblick zu haben beinhaltet weit weniger Änderungen als einen ganzen Monat im Voraus zu planen. Und wenn ich ehrlich bin, habe ich damit nicht nur die aktuelle sondern zugleich auch die kommende Woche im Überblick.
Montag bis Freitag inkl. das Wochenende im Bullet Journal
Nicht mehr als 3 zentrale Aufgaben am Tag werden von mir in die Wochenübersicht eingetragen. Es werden im Laufe des Tages meistens mehr, doch sollten zuerst einmal die ersten drei Aufaben erledigt werden. Manchmal ist es nur eine, hin und wieder sogar keine. Jene, die am Tag dazu kommen, wandern in die Tagesübersicht des Bullet Journals.
Warum eigentlich nur 3 Aufgaben, Termine, Einträge, etc. pro Tag in der Wochenübersicht? Schlicht und einfach gesagt sind das meine persönlichen Erfahrungswerte. Ich habe erlebt wenn ich zB 5 bis 7 Einträge habe, dass ich von einem Termin oder Eintrag zum nächsten hetze. Eine einfache Rechnung ergibt, dass bei 7 Aufgaben im Durchschnitt knapp eine Stunde (mit knappen Pausen bemessen) möglich ist. Vor einiger Zeit habe ich gelesen, dass maximal 50% der Zeit verplant werden soll wegen spontaner Ereignisse, die es in der Informatik ja zu genüge gibt.
Jedenfalls gilt das für mich von Montag bis Freitag sowie einen Bereich für das Wochenende (ebenso mit drei möglichen Einträgen, hier jedoch für beide Tage zusammen).
Die Vorschau auf die nächste Woche und der darauf kommenden Woche
Schlussendlich nähern wir uns dem Ende einer Doppelseite im Bullet Journal, in der beliebig viele Einträge noch verfasst werden können als Orientierung für die darauffolgende Woche.
Die Vorschau hat sich für mich als sinnvoll erwiesen, da ich mich zu sehr auf die aktuelle Woche konzentriert habe, sodass ich in der kommenden Tagesplanung auf wichtige Aufgaben & Termine der kommenden Woche „vergessen“ habe. Mit dieser Methode hole ich mir aus meiner Langfristigen Planung von Veranstaltungen, Terminen, usw. die notwendigsten Orientierungspunkte für die nächsten 14 Tage ab Zeitpunkt des Erstellens.
Wann wird die Woche geplant?
Die Woche wird geplant bevor sie beginnt, und das am Sonntag – und in seltenen Fällen sogar bereits am Samstag. Es gibt die Möglichkeit in den Montag in einer erfolgreiche Woche zu starten oder am Montag dem Wochenende hinterher zu trauen. Ich wähle den erfolgreichen Start, der mir gelingt in dem ich weiß was auf mich zukommt und welche Herausforderungen und Aufgaben da sein werden – zumindest jene, die ich mal einplanen kann.
Die Planung selbst ist relativ einfach, da ich die meisten Termine im Outlook und die meisten Aufgaben entweder in E-Mails oder im Task-Management des Unternehmens hinterlegt habe. Deadlines und Termine geben dann weiter den Takt vor in der Planung.
Tipps in der Verwendung des Bullet Journals
Nun möchte ich noch mitgeben, dass jedes Bullet Journal unterschiedlich sein wird. Tausch dich aus mit anderen Personen. Teile deine Erkenntnisse mit FreundInnen, BekanntInnen und KollegInnen um euren Erfahrungsschatz in der Planung und dem Controlling zu erweitern.
. markiere mit einem Punkt offene Aufgaben
x dient zur Markierung erledigter Aufgaben
o für Termine
– für eine Notiz
Nutze Farben, schreibe mit einem feinen Stift deine Notizen auf, und erlaube dir hin und wieder kreative Freiheiten in deinem Bullet Journal.