Digital oder Analog? So begann die Frage, wie ich meine Notizen, Aufgaben, wichtige Informationen und vieles mehr aus meinem Leben organisieren möchte. Ich hatte bereits vieles versucht und bin bei vielen Punkten in der Organisation der genannten Beispiele immer wieder zu einem Detail gekommen wo ich nicht mehr weiter wusste. Wie mir das Bullet Journal dabei weiterhalf werde ich von Zeit zu Zeit niederschreiben.
Digital vs. Analog – meine Entscheidung zu einem anologen Notizbuch
Die meisten Personen würden eher darauf tippen, dass ich elektronisch sprich digital meine Notizen führen würde. Das stimmt zum Teil, denn ich verwende eine relativ große Anzahl an Softwareprodukten, die mich in der Organisation von Privat und Beruf unterstützen.
- Outlook / Exchange
- Kontakte
- Termine
- Slack zur Kommunikation
- Confluence zur Dokumentation von Projekten
- Jira um Aufgaben zu verteilen bzw. nachvollziehbar zu dokumentieren
- Timeular zur Zeitaufzeichnung
- OneDrive zum Dateiaustausch
- Evernote für Notizen zwischendurch bevor diese in Confluence übertragen werden (ja ich weiß umständlich aber nützlich)
- und viele weitere Tools
Warum nicht die Aufgaben im iPad eingeben, am Notebook weiterbearbeiten und per E-Mail versenden. Naja, aber jede Technik hat Ihre Grenzen und ich habe bemerkt wenn es um Notizen + Skizzen + Schnelligkeit geht, ist ein Notizbuch schon noch voll mit im Rennen mit neuen Technologien. Außerdem hält der Akku schon noch einiges länger, bei mir sind es meist 6 Monate.
Es gibt noch ein Kernproblem. Wie baut man ein Notizbuch auf, damit man dieses auch schnell durchsuchen kann, den Überblick bewahrt und dabei trotzdem noch „normal“ arbeiten kann. Genau an diesem Punkt kommt das Bullet Journal ins Spiel.
Und wenn ich auf die letzten Jahre Bullet Journal zurückblicke, so macht es schon auch Spaß mal zwischendurch etwas im Notizbuch herumzukrizzeln anstatt den ganzen Tag vorm PC zu sitzen.
Der Aufbau meines Bullet Journals
Der allgemeine Aufbau ist relativ einfach beschrieben. In meinem Bullet Journal verwende ich folgenden Grundaufbau:
- Index
- (übertragene) Aufgaben aus dem letzten Bullet Journal migrieren
- Review (NEU seit Juli 2019)
- Monat
- Woche
- Tag
Index
Der Index sollte sprechende Zeilen / Betreffe beinhalten, bei mir wird jedes Monat notiert zur leichten Orientierung und außerdem wie es auch sein soll ein sprechender Betreff eines Ereignisses. Ein Ereignis kann z.B. ein Termin, eine Besprechung oder eben ein Telefonat sein.
Mehr kommt bei mir in den Index nicht hinein, das ist auch nicht notwendig, denn es dient zur schnellen Orientierung. Durch meinen Kalender weiß ich genau Bescheid wann etwas stattgefunden hat und ich kann mir die wichtigen Notizen aus dem Bullet Jorunal schnell heraussuchen.
Aufgaben migrieren
Ist ein Monat zu Ende so übertrage ich die noch nicht erledigten Aufgaben ins nächste Monat. Dort habe ich zu Beginn eine Übersicht der noch anstehenden Aufgaben, die ich eigentlich schon längst erledigen hätte müssen.
Oft fallen beim Übertragen bereits Aufgaben weg, weil diese nicht mehr benötigt werden, ich diese beim Übertragen einplanen kann oder diese eh schon durch mich erledigt wurden, ich jedoch noch nicht die Zeit hatte im Bullet Journal wieder durchzublättern.
Aufgaben bleiben nicht zu lange liegen, insbesondere durch die Einführung im letzten Jahr der Wochenübersicht habe ich wenige Seiten zum Durchsehen und kann meist schon wöchentlich die noch offenen Aufgaben planen, organisieren oder teilweise sofort erledigen.
In diesem Bullet Journal werde ich die Aufgaben migrieren und in zwei Kategorien weiter unterteilen um schnellere Bearbeitungen (hoffentlich) zu erzielen.
- hohe Priorität
- niedrige Priorität
Review der letzten 3 Monate
Ich habe dieses Jahr begonnen eingie Podcast vermehrt beim Autofahren zu hören. Darunter auch ein Startup Podcast, wo ein deutscher Gründer eine sehr interessante Vorgehensweise geschildert hat.
Alle 3 Monate einen Review der eben letzten 3 Monate durchzuführen und die Termine in Kategorien zu unterteilen.
- Positive Auswirkung, und werden damit auch wieder wahrgenommen.
- Negative Auswirkung, und fallen damit in Zukunft nicht mehr an und werden vermieden.
- Deligieren, denn alles muss man als Führungskraft nicht selbst erledigen. Vorallem, es gibt genügend weitere Spezialisten im Unternehmen.
Dazu werde ich erst in ein paar Wochen mehr berichten können, wenn ich das erste Review durchgeführt habe und den Ablauf in meinem Bullet Journal integrieren konnte.
Monat – Woche – Tag
Als Übersicht hatte ich zuerst eine Tagesübersicht des kompletten Monats. Da ich jedoch nicht jede Kleinigkeit korrigiert habe, wurde diese weggelassen und es gibt eine Monatsseite wo ich sehr wichtige Kerninhalte des Monats als Rückblick verfasse, aber nicht mehr jeden Tag in einer Zeile.
Als Wochenübersicht dienen mir zwei Seiten, die ich in 6 Felder unterteile. 5 Werktage und ein Wochenende. Dort werden die Termine von jedem Tag notiert. Das ist auch meist meine Sonntagsabendsbeschäftigung, denn das dauert nicht mehr als 5 Minuten und ich habe einen Überblick der gesamten Woche.
Jeder Tag wird mit Datum und Kurzbezeichnung wie z.B. Mo begonnen. Termine werden darin mit einem Kreis am Anfang einer Zeile dargestellt, Notizen mit einem Minus und Aufgaben mit einem Punkt, der wenn die Aufgabe erledigt wurde mit einem X gekennzeichnet wird.
Am Ende eines Monats gehe ich den Monat durch und übertrage alle offenen Punkte und kann diese entweder bereits in meinem Kalender einplanen oder als weitere Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt notieren.
Bullet Journal im täglichen Gebrauch
Da ich gerade erst wieder ein „frisches“ Notizbuch begonnen habe, werde ich ein paar Tipps & Tricks aus dem täglichen Gebräuch sowie allgemeine Punkte zur Handhabung und meine Erfahrungswerte zu bestimmten Details im Laufe der Zeit Online stellen.