In der Ära der Digitalisierung und Automatisierung ist es von entscheidender Bedeutung, die Technologie dort einzusetzen, wo sie sinnvoll ist. Ein Bereich, in dem dies besonders relevant ist, ist die Planung und Verwaltung von Kalendereinträgen. Die Erstellung und Aktualisierung von Kalendereinträgen kann oft mühsam sein, besonders wenn es Änderungen gibt. Wer wurde bereits informiert? Wer hat den Eintrag bereits erhalten und wer nicht? Wann werden Termine ausgeschickt? Geht eine E-Mail-Einladung in der Menge unter?
Ein konkretes Anwendungsbeispiel ist die Junge Wirtschaft (JW) Steiermark. Wir haben eine Eventseite, auf der zahlreiche Termine und Veranstaltungen aufgeführt sind. Um die Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren, wurde ein Crawler eingesetzt. Dieser Crawler liest die Kalendereinträge auf der Website aus, speichert diese in einer Datenbank und erstellt einen iCal-Kalender, der abonniert werden kann. Dies schafft eine automatisierte Schnittstelle zwischen der bestehenden Website und den Jungunternehmer:innen.
Mit etwas Zeit und dem Einsatz von künstlicher Intelligenz wurde diese Schnittstelle erfolgreich digitalisiert und automatisiert. Diese Automatisierung ermöglicht es, weiterhin genutzte Prozesse zu belassen und daraus einen weiterführenden Mehrwert zu generieren. Darüber hinaus haben JW-Mitglieder nun die Möglichkeit, Kalender ihrer jeweiligen Bezirke zu abonnieren. So bist du immer auf dem Laufenden über relevante Ereignisse und Termine, ohne dich über manuelle Updates Gedanken machen zu müssen.
Die Automatisierung dieses Prozesses ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie die Digitalisierung Arbeitsabläufe effizienter machen kann. Manuelle Arbeit wird (sinnvoll) reduziert, verhindert Kommunikationsfehler und das bietet somit eine benutzerfreundliche Lösung für alle Beteiligten. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie Automatisierung und Digitalisierung genutzt werden können, um reale Probleme zu lösen und Prozesse zu optimieren.
Um automatisch neue Einträge zu erhalten ist noch ein manueller Schritt notwendig. Um einen iCal-Kalender zu abonnieren, kannst du folgende allgemeine Schritte befolgen. Die genauen Schritte können ein bisschen variieren, je nachdem, welches Kalenderprogramm du verwendest.
In Google Kalender:
- Öffne Google Kalender in deinem Webbrowser.
- Klicke auf das Pluszeichen (+) neben „Andere Kalender“ auf der linken Seite.
- Wähle „Von URL“ aus dem Dropdown-Menü.
- Gib die URL des iCal-Kalenders ein, den du abonnieren möchtest, und klicke auf „Kalender hinzufügen“.
In Apple Kalender (Mac):
- Öffne die Kalender-App.
- Klicke auf „Datei“ in der Menüleiste und dann auf „Neues Kalenderabonnement…“.
- Gib die URL des iCal-Kalenders ein, den du abonnieren möchtest, und klicke auf „Abonnieren“.
- Passe nach Bedarf die Einstellungen an und klicke auf „OK“.
In Microsoft Outlook:
- Öffne Outlook und klicke auf den „Kalender“-Bereich.
- Klicke auf „Kalender öffnen“ und wähle „Aus dem Internet…“.
- Gib die URL des iCal-Kalenders ein, den du abonnieren möchtest, und klicke auf „OK“.
In allen Fällen sollten Updates des iCal-Kalenders automatisch in deinem eigenen Kalender angezeigt werden, sobald diese vom Anbieter des iCal-Kalenders vorgenommen werden.
Alle weiteren Details zum iCal-Parser der Jungen Wirtschaft Steiermark erfährst du unter https://www.michael-ulm.at/jw/. Bei Fragen, Wünsche und Anregungen stehe ich gerne zur Verfügung. Ich freue mich auf Feedback zu dieser digitalen Brücke mit #meawert.